أصول التخطيط الإداري ومستوياته وأنواعه وخطواته

يُعد التخطيط الإداري حجر الأساس الذي تقوم عليه العملية الإدارية الحديثة، وهو الوظيفة الأولى التي تسبق التنظيم والتوجيه والرقابة. فلا يمكن لأي منظمة، بغض النظر عن حجمها أو مجال عملها، أن تحقق أهدافها بكفاءة دون وجود تخطيط علمي واضح يحدد الاتجاه المستقبلي، ويحدد الموارد المطلوبة، ويضع آليات التنفيذ والمتابعة.

ويكتسب التخطيط أهميته من كونه عملية استشرافية تهدف إلى التنبؤ بالمستقبل والاستعداد له، من خلال تحليل الواقع الحالي، وتحديد الأهداف المراد تحقيقها، ووضع الخطط المناسبة للوصول إلى تلك الأهداف بأفضل استخدام ممكن للموارد المتاحة. كما يساعد التخطيط في تقليل المخاطر، وتحسين اتخاذ القرارات، وتعزيز القدرة التنافسية للمنظمة في بيئة تتسم بالتغير المستمر والمنافسة الشديدة.

ويعتمد التخطيط الإداري على مجموعة من المستويات والأنواع، تختلف باختلاف درجة التفصيل، والمستوى الإداري، وطبيعة النشاط المؤسسي، إضافة إلى اتباع خطوات منهجية علمية لضمان نجاح الخطة وتحقيق أهدافها.

اكتشف كيف تبني خطة إدارية ناجحة تقود مؤسستك نحو النمو والاستدامةك

 تصنيفات التخطيط الإداري

يمكن تصنيف التخطيط الإداري وفق عدة معايير رئيسية، أهمها درجة التفصيل، المستوى الإداري، وطبيعة النشاط المؤسسي.

1. التخطيط حسب درجة التفصيل

ينقسم التخطيط وفق مستوى التفصيل إلى ثلاثة مستويات رئيسية مترابطة، يعمل كل منها على مستوى إداري مختلف ويخدم أهدافاً مختلفة، لكنها جميعاً تتكامل لتحقيق الأهداف العامة للمنظمة.

التخطيط الاستراتيجي

يُعد التخطيط الاستراتيجي أعلى مستويات التخطيط وأكثرها شمولاً، ويتم إعداده على مستوى الإدارة العليا في المنظمة، مثل مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية العليا. ويركز هذا النوع من التخطيط على تحديد الاتجاه العام للمنظمة على المدى الطويل، وتحديد رؤيتها ورسالتها وأهدافها الكبرى.

ويمتاز التخطيط الاستراتيجي بعدة خصائص رئيسية:

• يمتد لفترة زمنية طويلة، قد تتراوح بين ثلاث إلى عشر سنوات أو أكثر.
• يركز على الأهداف العامة والشاملة بدلاً من التفاصيل الدقيقة.
• يعتمد على تحليل البيئة الخارجية، مثل المنافسين، السوق، والتغيرات الاقتصادية والتكنولوجية.
• يساعد في تحديد الفرص المستقبلية والتحديات المحتملة.
• يحدد الإطار العام الذي تستند إليه جميع الخطط الأخرى داخل المنظمة.

ويهدف التخطيط الاستراتيجي إلى ضمان استمرارية المنظمة وتعزيز قدرتها على المنافسة وتحقيق النمو المستدام.

التخطيط هو البوصلة التي توجه المؤسسة نحو تحقيق أهدافها.

التخطيط التكتيكي

يأتي التخطيط التكتيكي في المستوى الثاني بعد التخطيط الاستراتيجي، ويتم إعداده بواسطة الإدارة الوسطى، مثل مديري الإدارات والأقسام.

ويركز هذا النوع من التخطيط على تحويل الأهداف الاستراتيجية العامة إلى خطط أكثر تفصيلاً وقابلة للتنفيذ، حيث يتم تحديد الأنشطة، وتوزيع الموارد، وتحديد المسؤوليات، ووضع الجداول الزمنية اللازمة لتنفيذ الخطة الاستراتيجية.

ومن أهم خصائص التخطيط التكتيكي:

• يمتد لفترة زمنية متوسطة، غالباً من سنة إلى ثلاث سنوات.
• يتضمن درجة أعلى من التفصيل مقارنة بالتخطيط الاستراتيجي.
• يركز على البيئة الداخلية للمنظمة، مثل الموارد البشرية والمالية والتقنية.
• يحدد الوسائل والإجراءات اللازمة لتنفيذ الاستراتيجية.
• يربط بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التشغيلي.

ويساهم التخطيط التكتيكي في ضمان تنفيذ الاستراتيجية بكفاءة وتحقيق الأهداف المرحلية.

اكتسب المعرفة التي يستخدمها المديرون التنفيذيون لبناء استراتيجيات ناجحة:

من الجيد إلى العظيم: قيادة وتطوير فرق العمل عالية الاداء

التخطيط التشغيلي والتنفيذي

يُعد التخطيط التشغيلي أدنى مستويات التخطيط، ويتم تنفيذه على مستوى الإدارة الدنيا أو التنفيذية، مثل المشرفين ورؤساء الفرق.

ويركز هذا النوع من التخطيط على التفاصيل الدقيقة للأنشطة اليومية، مثل تحديد المهام، الإجراءات، الجداول الزمنية، ومعايير الأداء.

ومن خصائص التخطيط التشغيلي:

• يمتد لفترة زمنية قصيرة، مثل شهر أو سنة.
• يتميز بدرجة عالية جداً من التفصيل.
• يركز على تنفيذ الأنشطة اليومية.
• يحدد المسؤوليات الفردية بدقة.
• يساعد في تحقيق الكفاءة التشغيلية.

ومن الأمثلة على ذلك، وضع خطة تشغيلية لتفتيش الركاب في المطارات، أو خطة يومية للإنتاج داخل مصنع.

فهم التخطيط الإداري هو الخطوة الأولى نحو النجاح القيادي.

2. التخطيط حسب المستوى الإداري

يمكن أيضاً تصنيف التخطيط وفق المستوى الإداري إلى نوعين رئيسيين:

التخطيط العام

وهو التخطيط الذي يتناول المنظمة ككل، ويشمل تحديد الأهداف العامة والاستراتيجيات والسياسات التي توجه جميع الأنشطة داخل المنظمة.

ويهدف التخطيط العام إلى تحقيق التكامل بين جميع أقسام المنظمة، وضمان توحيد الجهود نحو تحقيق الأهداف المشتركة.

التخطيط الفرعي

يركز التخطيط الفرعي على جزء معين من المنظمة، مثل قسم التسويق أو الإنتاج أو الموارد البشرية.

ويهدف إلى تحقيق أهداف محددة داخل هذا القسم، بما يتوافق مع الأهداف العامة للمنظمة.

ومن أمثلة التخطيط الفرعي:

• خطة التسويق
• خطة الإنتاج
• خطة الموارد البشرية
• الخطة المالية

ويعمل التخطيط الفرعي على دعم التخطيط العام وتحقيق التكامل التنظيمي.

تعلّم كيف تطبق خطوات التخطيط الإداري خطوة بخطوة:

من الجيد إلى العظيم: قيادة وتطوير فرق العمل عالية الاداء

3. التخطيط حسب طبيعة النشاط

تختلف أنواع التخطيط باختلاف طبيعة النشاط داخل المنظمة، حيث لكل وظيفة تخطيط خاص بها، ومن أهم هذه الأنواع:

التخطيط الإنتاجي

يركز على تحديد حجم الإنتاج، وتوقيت الإنتاج، واستخدام الموارد الإنتاجية بكفاءة.

التخطيط التسويقي

يركز على تحديد الأسواق المستهدفة، واستراتيجيات التسويق، وزيادة الحصة السوقية.

التخطيط المالي

يركز على إدارة الموارد المالية، وتحديد الإيرادات والنفقات، وضمان الاستقرار المالي.

التخطيط التنظيمي

يركز على تصميم الهيكل التنظيمي وتحديد العلاقات الإدارية.

التخطيط الهندسي

يركز على تطوير المنتجات وتحسين العمليات التقنية.

التخطيط السلعي

يركز على تطوير المنتجات وتحسين جودتها.

ويهدف هذا التنوع إلى ضمان تحقيق الكفاءة في جميع وظائف المنظمة.

دليل شامل يساعدك على فهم التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي بطريقة احترافية.

ثانياً: المقارنة بين التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التكتيكي

يُعد كل من التخطيط الاستراتيجي والتخطيط التكتيكي عنصرين أساسيين في نجاح المنظمة، حيث يكمل كل منهما الآخر.

من حيث درجة التفصيل

التخطيط الاستراتيجي أقل تفصيلاً، لأنه يركز على الاتجاه العام، بينما التخطيط التكتيكي أكثر تفصيلاً لأنه يحدد كيفية تنفيذ الاستراتيجية.

من حيث المستوى الإداري

التخطيط الاستراتيجي يتم على مستوى الإدارة العليا، بينما التخطيط التكتيكي يتم على مستوى الإدارة الوسطى.

من حيث الفترة الزمنية

التخطيط الاستراتيجي طويل الأمد، بينما التخطيط التكتيكي متوسط الأمد.

من حيث طبيعة المعلومات

يعتمد التخطيط الاستراتيجي على معلومات عامة وشاملة، بينما يعتمد التخطيط التكتيكي على معلومات تفصيلية.

من حيث البيئة

يركز التخطيط الاستراتيجي على البيئة الخارجية، بينما يركز التخطيط التكتيكي على البيئة الداخلية.

من حيث درجة التأكد

التخطيط الاستراتيجي أقل دقة بسبب عدم التأكد من المستقبل، بينما التخطيط التكتيكي أكثر دقة.

من حيث الانتظام

التخطيط الاستراتيجي أقل انتظاماً، بينما التخطيط التكتيكي أكثر انتظاماً.

تابع القراءة لاكتشاف الفرق الحقيقي بين التخطيط الاستراتيجي والتكتيكيك

من الجيد إلى العظيم: قيادة وتطوير فرق العمل عالية الاداء

ثالثاً: خطوات العملية التخطيطية

تمر العملية التخطيطية بعدة مراحل علمية مترابطة تهدف إلى ضمان نجاح الخطة.

1. تحديد الأهداف

تُعد هذه الخطوة أهم خطوات التخطيط، حيث يتم تحديد ما ترغب المنظمة في تحقيقه.

ويجب أن تكون الأهداف:

• واضحة
• قابلة للقياس
• واقعية
• محددة زمنياً

2. تحديد الموارد المطلوبة

تشمل الموارد:

• الموارد البشرية
• الموارد المالية
• الموارد التقنية

3. تحليل الموارد المتاحة

يتم تحليل الإمكانيات الحالية لتحديد الفجوة بين المطلوب والمتاح.

4. توزيع المسؤوليات

يتم تحديد المسؤوليات لضمان وضوح التنفيذ.

5. دراسة البدائل

يتم تقييم الخيارات واختيار الأفضل.

6. تحديد نقاط الرقابة

يتم وضع معايير لقياس الأداء.

7. التخطيط للطوارئ

يتم الاستعداد للمخاطر المحتملة.

8. توثيق الخطة

يتم كتابة الخطة لضمان الالتزام بها.

احفظ هذا الدليل للرجوع إليه عند إعداد خططك المستقبلية.

أهمية التخطيط في تحقيق أهداف المنظمة

يساعد التخطيط على:

• تقليل المخاطر
• تحسين اتخاذ القرار
• تحقيق الكفاءة
• تعزيز التنافسية
• تحقيق الأهداف

دعنا نساعدك في تحويل رؤيتك إلى خطة عمل ناجحة:

من الجيد إلى العظيم: قيادة وتطوير فرق العمل عالية الاداء

يُعد التخطيط الإداري عملية أساسية لضمان نجاح المنظمة، حيث يحدد الأهداف، ويحدد الموارد، ويضع آليات التنفيذ. ويساعد التكامل بين التخطيط الاستراتيجي والتكتيكي والتشغيلي على تحقيق النجاح المؤسسي والاستدامة.

لا تترك نجاح مؤسستك للصدفة، ابدأ بالتخطيط الصحيح اليوم.

للحصول على مزيد من الفائدة تواصل مع فريقنا الدعم بالعربية من خلال الدردشة المباشرة عبر واتساب بالضغط هنا